הטעויות הנפוצות בניהול הוצאות התקשורת (חלק ב') 

מרבית החברות העסקיות מבזבזות מאות אלפי - בשנה על תקשורת ותורמות לגידול בהכנסות ספקיות התקשורת, למרות פתיחת שוק התקשורת לתחרות וההזדמנויות הרבות הקיימות כיום בשוק להוזלת עלויות התקשורת.

כפי שלא יעלה על הדעת, שאף חברה לא תחתום על עסקת נדל"ן ללא ייעוץ משפטי וכלכלי מתאים, למרבה הפלא בעסקאות בתחום התקשורת המנהלים האחראים למו"מ ולהסכם החוזי ניגשים למהלך ללא ייעוץ מתאים. זאת, למרות שמדובר על היקפי התקשרות של מיליוני שקלים למשך כל תקופת ההסכם.

לדוגמא, ארגון המחזיק מעל 300 מכשירים סלולריים, מנהל מו"מ מול מפעילי הסלולר על היקף התקשרות של מיליוני שקלים לתקופה של 3 שנים, וזאת ללא שקלול תקופת הארכה (כפי שפרסמנו בעבר, מרבית הארגונים העסקיים מאריכים את ההתקשרות עם הספק הקיים).
לא אחת אני נתקל בחוזי תקשורת עם סעיפים רבים חד צדדיים ו"אותיות קטנות" לטובת ספק התקשורת, כולל התחייבויות ארוכות טווח וקנסות גבוהים ליציאה מהסכם, מה שמונע מהלקוחות את הגמישות המרבית וניצול הזדמנויות שוק להוזיל את עלויות התקשורת, בנוסף להיותם חסם לניידות המספרים המתקרבת.

במאמר הקודם פירטתי את 5 הטעויות הראשונות הנפוצות. במאמר זה מפורטות 5 הטעויות הנותרות:

6) התחייבות ארוכת טווח:
מרבית הסכמי התקשורת כוללים סעיפים "ואותיות קטנות" כדוגמת:"תקופת התקשרות" ו/או "דמי יציאה" ו/או בעלות על הציוד עם קנסות גבוהים בגין יציאה מוקדמת של הלקוח מההסכם.
 יש להקפיד להשאיר אופציות פתוחות, בכך שלא מתחייבים מול ספקי התקשורת לתקופת התקשרות ארוכה, ולמנוע מצבים של "חוזה מתגלגל".

7) תשלומי יתר / תשלומים כפולים:
בנוסף לתשלום חשבוניות תקשורת יותר מפעם אחת ("תשלום כפול"), קיימת התופעה של ארגונים שמשלמים יותר ממה שהוסכם עבור ציוד ושירותים. הדבר מתרחש כתוצאה מטעויות במחיר ובמע"מ וסיבות רבות נוספות, והבעיה נפוצה יותר ממה שרבים חושבים ומאמינים.

8) הקצאת משאבי בקרה וניהול:
למרות שהוצאות התקשורת מהוות מרכיב משמעותי בהוצאות התפעול, למרבית החברות אין זמן או משאבים עצמיים של מומחים בתחום, לערוך בדיקה יומיומית / שבועית / חודשית של חשבונות כל מפעילי התקשורת, ושעות רבות מתבזבזות כדי ליישב ויכוחים מתמשכים לגבי פערים עם מגוון רחב של ספקי שירותי תקשורת.
ייקח שנים רבות לצוות פנימי בחברה להבין, להתעדכן בשינויים ולנהל הוצאות תקשורת, מאחר שספקי התקשורת מאתגרים את הלקוחות בשיטות התמחור המורכבות המשווקות בשוק תוך יישום אסטרטגיה שיווקית של "ערפל תמחורי".

9) סביבת עבודה / הכרת השוק:
ארגונים רבים ניגשים למו"מ על הסכם/חוזה התקשרות על סמך מידע מצומצם, ומסתמכים לעיתים קרובות על הספקיות הגדולות ("השגתם את העסקה הטובה ביותר").
כניסה למו"מ חוזי ללא אסטרטגיה סדורה ומודיעין מפורט וללא היכרות מעמיקה של שוק התקשורת ותוכניות התמחור הרבות המוצעות בשוק, מביאה להישגים מוגבלים במו"מ המורכב מול ספקיות התקשורת.

10) כלי ניהול ובקרה:
מרבית הארגונים מבצעים את הבדיקה של חשבונות מפעילי התקשורת ללא כלי תוכנה ייעודי לניהול, שליטה ובקרה על משאבי התקשורת בארגון.
הבדיקה בפועל שמתבצעת הינה בדיקה מדגמית בלבד ללא בדיקה השוואתית מפורטת של כל רשומות החיוב מול החוזה / הסכם סלולרי, וללא ביצוע אופטימיזציה של המסלולים ותוכניות התמחור הרבות הקיימות בשוק.

מילות סיכום: השליטה בהוצאות התקשורת וסלולר מחו"ל אינה משימה קלה או קצרה,  והיא דורשת מומחיות כמו כל תחום מקצועי בעולם התקשורת. הוצאת הטיפול בהוצאות התקשורת ל"מיקור חוץ" היא הדרך המתאימה להתמודד עם הבעיה. ארגונים שהפנימו מסר זה מצליחים להגיע,  מידי כל חודש ושנה, לחסכונות בהיקפים עצומים בהוצאות התקשורת שלהם.